Mehrere Firmen oder eine Unternehmensgruppe zu führen, ist im Mittelstand heute schon lange keine Seltenheit mehr. Doch neben allen Vorteilen der Diversifizierung zieht diese in der Regel vor allem eines nach sich: Sie als Unternehmer müssen sich Zahlen und Auswertungen einzelner Projekte und Unternehmungen mühsam zusammensuchen und in verschiedenen Systemen abfragen.
Statt für jede Firma also unterschiedliche Unternehmenssoftwares oder mehrere Lizenzen der gleichen Software zu nutzen, ermöglicht Ihnen entry:project durch das Modul „Mandantenfähigkeit“, mit einer Lizenz bis zu sechs Unternehmen parallel zu verwalten. Auf diese Weise wechseln Sie im Quick-Menü beispielsweise mit einem einfachen Klick zwischen den sekundengenauen Auswertungen Ihrer Mandanten, sprich Firmen.
„Wer betreut noch gleich …?“
Haben Sie im System einmal mehrere Mandanten angelegt, können Sie bei jedem Kunden und Lieferanten einen Standardmandanten definieren. So wird jedem neuerstellten Projekt oder Job automatisch die passende Rechnungs- und Angebotsvorlage hinterlegt sowie der entsprechende Server und Ordner zur Ablage von Dokumenten und Ähnlichem verknüpft. Zudem weisen Sie noch etwas spezifischer zu, welcher Mitarbeiter standardmäßig für welchen Kunden zuständig und dementsprechend Hauptansprechpartner ist.
Synergieeffekte nutzen
In der Praxis ist über die Mandantenfähigkeit außerdem sichergestellt, dass alle Firmen und Mitarbeiter Zugriff auf den gesamten Kundendatensatz und alle benötigten Dokumente erhalten. Selbstverständlich legen Sie generell durch die Freigabe von Rechten individuell fest, welcher Mitarbeiter auf welche Kennzahlen und Daten zugreifen kann.
Erstellen Sie beispielsweise für einen Kunden eine umfassende crossmediale Kampagne, die sowohl Ihre Medienagentur als auch die Werbemittelschwester involviert, können alle beteiligten Kollegen zu jedem Zeitpunkt sämtliche relevanten Informationen zum Projekt abrufen. Gleichzeitig erhält der Kunde nicht Angebote und Rechnungen zweier Anbieter, sondern lediglich von seinem Hauptansprechpartner. Über die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter ist für Sie intern wiederum klar ersichtlich und berechenbar, welche Aufwände in welcher Firma entstanden sind.
Ein weiterer Vorteil des Moduls: Benötigen Sie für eines Ihrer Unternehmen eine Sonderfunktion – etwa eine Warenerfassung –, so steht diese nach der Programmierung allen in entry:project hinterlegten Mandanten zur Verfügung.