„Wir hatten Ihnen mit dem ersten Briefing eine Skizze geschickt. Haben Sie die zufällig noch zur Hand und können mir diese zur Verfügung stellen?“ Oder: „Wissen Sie, wer aus unserem Hause Ihnen den Auftrag für den Flyer damals erteilt hatte? Und wer hat den eigentlich am Ende gedruckt?“ Die Gründe für solche Rückfragen sind so vielfältig wie alltäglich: Die Materialablage funktioniert nicht zentral, das System löscht E-Mails nach einer bestimmten Zeit, Mitarbeiter verlassen das Unternehmen oder sind im Urlaub. Mit entry:project können Sie nicht nur Ihren Kunden weiterhelfen, sondern auch Ihre internen Abläufe merklich optimieren.
Antworten per Knopfdruck
Das Modul „E-Mail und Kalender“ ist hier die Lösung: Dieses erlaubt einen direkten Abgleich mit Ihrem Mailserver über IMAP und SMTP. E-Mails werden dabei nach definierten Regeln automatisch Kunden, Ansprechpartnern und Jobs in entry:project zugeordnet und in den entsprechenden Vorgängen als Kopie abgelegt und somit chronologisch dokumentiert. Egal, ob sich Kunde X dann nach zwei Wochen oder zwei Jahren meldet: Mit einem Klick auf die E-Mail-Ablage in der Software erhalten Sie den gesamten E-Mail-Verlauf in Sekundenschnelle – angefangen beim Kundenbriefing bis zum aktuellen Stand, der Freigabe oder dem finalen Versand von Druckdaten. Alles übersichtlich auf einen Blick, losgelöst von individuellen Postfächern.
Der größte Vorteil, den Sie hiervon haben, ist die enorme Effizienzsteigerung. Denn auf die Ablage in entry:project hat jeder Mitarbeiter Zugriff, dem Sie die entsprechende Berichtigung erteilen. Das heißt: Selbst wenn der zuständige Kollege aktuell im Urlaub ist, wegen Krankheit ausfällt, sich gerade in einem mehrstündigen Termin befindet oder gar in der Zwischenzeit das Unternehmen gewechselt hat, kann ein Projekt ohne großen Informationsverlust fortgeführt werden. Schließlich liegen alle Daten ordentlich dokumentiert vor und sind jederzeit abrufbar.
Ein schöner Nebeneffekt: Auch bei Unstimmigkeiten zu Terminen, Preisen, Freigaben usw. hilft Ihnen die lückenlose Dokumentation, frühere Absprachen nachvollziehen und im Zweifel auflösen zu können.
Wie funktioniert das Ganze nun in der Praxis?
Damit das Modul zuverlässig arbeitet, muss es mit den richtigen Informationen gefüttert und konsequent genutzt werden. Denn nur gemeinsam können alle Beteiligten den reibungslosen Prozess am Laufen halten. In erster Linie bedeutet das, dass folgende Bedingungen erfüllt sein müssen:
- In entry:project wird zunächst eine eindeutige E-Mail-Adresse für die E-Mail-Ablage definiert, das kann z. B. entry@ihredomain.de sein.
- Der Betreff weist zudem immer die korrekte Jobnummer auf.
- Für jeden Mitarbeiter ist es ein selbstverständlicher Arbeitsschritt, die definierte Adresse bei allen Job-E-Mails – intern wie extern – in Kopie zu nehmen und die Jobnummer in den Betreff zu integrieren.
- Auf die gleiche Weise können E-Mails auch nachträglich oder als interne Notiz direkt an entry:project weitergeleitet werden.
Noch verlässlicher wird die Ablage übrigens, wenn Sie Ihre Kunden mit ins Boot holen: Haben diese einmal verstanden, wie Ihr System funktioniert und weshalb in Ihren E-Mails eine entry@-Adresse in Kopie zu finden ist, wird die Bereitschaft wachsen, die Option „Allen antworten“ zu nutzen. Damit schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe:
- Auch Nachrichten von extern werden direkt in entry:project abgelegt.
- Ihre Kunden erkennen den Mehrwert fürs eigene Unternehmen, da deren Ablage entlastet wird und Projekte sich effizienter gestalten, wodurch auch Ihre internen Prozesse noch zuverlässiger ablaufen.
Ein kleiner Tipp zum Schluss: Umfangreiche Projekte können zu einer enormen Anzahl von E-Mails führen. Um wichtige Dokumente wie Angebote oder Rechnungen dann nicht wie die Nadel im Heuhaufen suchen zu müssen, haben Sie die Möglichkeit, eine weitere E-Mail-Adresse in entry:project festzulegen. Wird diese beim Versand zusätzlich angegeben, landen angehängte PDF-Dokumente separat in der Dokumentenablage und sind über den Job-Reiter „Dokumente“ übersichtlich aufrufbar.
Sie möchten sich das Modul „E-Mail und Kalender“ einmal direkt in der Software-Umgebung anschauen? Gerne demonstrieren wir Ihnen alle Funktionen in einem persönlichen Beratungstermin.